nov 172006 Tagged with , , , , , , , ,

Mi buzón de entrada

Y no me refiero precisamente a lo que vulgarmente se conoce como de toda la vida, el que nos hubieramos imaginado si leyeramos estas líneas hacer apenas 10 años. El buzón de (o para los que les gusta "inglesizar" todos los términos de Internet, "") es sin duda, para los que manejamos Internet (es decir, que nos conectamos al menos una vez al día) una de las herramientas más importantes, sino la más, en nuestra navegación, organización y trabajo en la red.

Muchas personas no le dan esa importancia que yo creo que tiene. Yo no me conecto "simplemente" una vez al día, yo vivo conectado por dos razones, es mi trabajo y también mi hobby. No soy un bicho raro, también salgo de casa y me sociabilizo con gente de carne y hueso, pero he de reconocer que meto horas y horas delante de un ordenador conectado a red.

Siguiendo con el tema principal, el buzón de entrada recibe todos los emails, comunicaciones, mensajes, notas, sugerencias, tareas y demás de nuestro trabajo y de nuestra vida. Ya no se usa prácticamente el postal ordinario para comunicar que quieres quedar en algún sitio, o para recomendar una página web (¡menos mal!) o para enviar un documento adjunto. Por ello, este espacio virtual donde se almacena gran información debería ser mimado y cuidado de forma especial para una mejor optimización y usabilidad.

Todo esto viene a colación de un artículo que he leido, en el que nombran las cinco reglas de este buzón, y me ha recordado la importancia del tema como para escribir yo, y usando alguno de los conceptos que ahí muestra, exponer mi punto de vista y filosofía ante esta herramienta que es el correo . Todo se basa en este pequeño principio: el buzón de entrada debería ser lo que te queda por hacer. Voy a ir enumerando diferentes cosas que se me ocurren del "inbox":

Si lo has respondido no hace falta dejarlo en el buzón de entrada

Esta sin duda es el más relevente de los problemas que veo yo en un buzón mal organizado y conozco a personas muy cercanas que así lo hacen. ¿Para que quieres tener un email respondido en el buzón de entrada? ¿Para guardarlo? Usa carpetas, organízalo bien. Llevo casi 12 años navegando en Internet y he visto a muchísimas personas usándo Internet.

Yo creo que el 95% de la gente no usa carpetas todavía, y es motivo principal de la organización (o mejor dicho desorganización) en el correo. He visto atacar naves en llamas más allá de Orión, Rayos-C brillar en la oscuridad cerca de la Puerta de Tannhäuser y también buzones con 400 emails entre respondidos y no y entre leídos y no. ¿Crees que te puedes enterar bien de lo que haces con un buzón así? :)

Si no lo necesitas leer ahora, no debería estar en tu buzón de entrada

Si tienes emails que, o bien por que son largos, o porque son documentos que leerás más tarde, quizá mañana, o cosas que quieres leer tranquilamente en otro momento deberían moverse a una carpeta "Leer más tarde" o como quisieras llamarla. Repito, las carpetas no significa que no vayamos a hacerles caso nunca, no son de archivo indefinido, sino de separación y organización.

Carpetas o etiquetas

Las carpetas son como otros buzones, está claro, pero hay otra característica de muchos gestores de correo muy desconocida: las etiquetas. En mi Thunderbird, puedo colorear los emails para saber a qué grupo de gestión pertenecen. Por ejemplo yo tengo "contestar urgente" (en rojo), "cambios en programación" (en azul), "cosas personales" (en morado), etc… Pero todas ellas son dignas de estar en de entrada, puesto que son cosas por hacer todavía, no son ni para archivar ni para documentar o leer más tarde. Con lo que puedo usar esta característica que es el "coloreo" de los emails, sin llegar a tener que usar carpetas.

Las carpetas puede ser usadas tanto para organizar emails actuales, como archivar los antiguos, incluso archivar los que no queremos, la basura… ahora lo vemos…

La papelera o TrashBox

Nunca he borrado la papelera. En mi vida. Recopilando por CD's antiguos os podría incluso mostrar el primer email que tiré a la papelera y que no necesitaba. ¿O sí? Quizá ahora lo necesitara para acordarme de viejos tiempos. O quizá dentro de 6 meses necesite un email que alegremente he tirado a la basura hoy, porque no todo se archiva en carpetas, es cierto que es más cómodo simplemente borrar uno que archivarlo en una carpeta. El buzón de papelera es uno como cualquier otro, no significa que sea basura inservible, sino que lo tiramos porque no lo necesitamos, porque al contrario que en la vida real, guardar esas papeleras no nos es difícil, ya que podemos hacer copia de seguridad cada cierto tiempo de dicha carpeta o buzón (o de todos) y vaciarlo. Aprovecha que la papelera en informática no tiene "precio".

Si viene de alguna fuente conocida, etiquetarlo automáticamente

Otra buena forma de usar las etiquetas es a través de los filtros automáticos. Por ejemplo, yo recibo de mi empresa emails de distintos departamentos. Para simplemente saber que son comunicaciones de algunos de ellos, me etiqueto todo lo que viene de ellos directamente a un color. Esto se puede programar fácilmente con filtros. Decir cosas del tipo "todos los emails que contengan xxx en la dirección etiquetar a verde, o mover a la carpeta xxx". Es muy útil para mantener la bandeja de entrada limpia.


No me las quiero dar de profesor ni nada por el estilo, pero os digo en serio que esta simples cosas las he ido puliendo a lo largo de muchos años de Internet y llevo ya muchas "formas de trabajo" con el buzón de entrada. A mí, personalmente, con estas "reglas" es la forma más cómoda con la que estoy y con la más eficientemente hago mi trabajo y me organizo esa "lista de cosas" por hacer. Es más, la gente que me conoce sabe que cuando me piden algo siempre digo "envíamelo por email" (lógicamente si sé que esa persona es como yo de que trabaja con Internet) porque es la mejor forma de tener notificaciones, pruebas y constancias de que te han pedido algo y así recordarlo fácilmente.

Si alguien conoce más "propuestas" de trabajo para mejorar rendimiento son bienvenidas lógicamente. Pueden parecer tonterias pero cuando se trabaja tanto con Internet, la más mínima mejora en algo se multiplica por todo el tiempo que uno pasa delante del ordenador llegando a ahorrar y mejorar mucho.

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21 Responses to Mi buzón de entrada
  1. Lek

    De etiquetas yo la que más uso es la roja: Importante…

    Además, suelo repartir por carpetas, pero no suelo hacer mucho mantenimiento en las mismas, aparte de marcar como leído/no leído…

  2. Fernando*

    Etiquetas, no pero carpetas y filtros, a montones, si no es imposible seguir la pista de todo.

  3. Sheru

    Yo si que añadiré alguna cosilla.

    Por desgracia me veo obligado a usar Outlook en el Trabajo que es donde más correos amontono y donde más ordenadas tengo que tener las cosas. Así que comentaré mi personal visión de “La Bandeja de Entrada” bajo Outlook, pero que se pueden aplicar a cualquier (casi) cliente de correo.

    Para mí los puntos expuestos por (me acabo de dar cuenta de que no se tu nombre xD te llamaré… 86400) son totalmente útiles y factibles pero yo lo veo/uso de otra manera que sin embargo responde a unos criterios muy parecidos, si no los mismos. Veamos pues:

    Yo sí uno la bandeja de entrada llena de todo lo que llega, a excepción de un par de cosas:

    1. el SPAM que va directo a la carpeta correspondiente y tras su revision periodica a la basura.

    2. y las listas de correo, por ejemplo “Comunicacion Interna” (de la empresa) que tiene su propia carpeta y su filtro correspondiente.

    Otros correos tienen una carpeta propia como por ejemplo ciertos mensajes de error (con su filtrito correspondiente) o cosas de muy determinado tipo. Pero todo lo englobo en el 2º apartado que he descrito.

    El resto entra en la bandeja de entrada directamente. TODO y allí queda hasta el siguiente año que son retirados a una nueva carpeta o fichero para no sobrecargar la bandeja de este año.

    ¿Qué caos, no?

    No.

    Yo para identificar mejor mis correos uso las Categorías (en Outlook) y creo carpetas inteligentes que reunan ciertos criterios. Por ejemplo.

    Llega un correo en el que se me pide hacer alguna cosa concreta, acto seguido si ninguno de mis filtros ni reglas lo ha identificado paso a añadirle la categoría (etiqueta, tag, llamese X según el programa) correspondiente (pendiente, o pedidos) y sé que además, de en mi bandeja de entrada, aparecerá (sin duplicarse) en la carpeta inteligente que cumpla los criterios de busqueda establecidos.

    Una vez realizada esta tarea le añado la categoría “Completado” (según el programa se puede hacer de varias maneras) y desaparece de la carpeta inteligente, para quedar solo mostrado en la bandeja de entrada.

    Algo tipo Gmail, por lo que veo ahora que lo pienso.

    Una cosa buena que tiene Outlook (no todo iba a ser malo) es que puedo pedirle que me muestre el número de items en una carpeta o el número de “No leidos”.

    ¿Esto que ventajas me trae?

    Pues muy sencillo para una carpeta como la de PENDIENTE que mencioné antes me es muy útil ver la cantidad de correos totales que tiene (recordemos que es una carpeta dinámica) y cuando he completado alguna de las tareas a las que se refiere un correo concreto, al marcarle el “COMPLETADO” desaparece de esa carpeta y el número se reduce en uno.

    ¡BIEN una cosa menos PENDIENTE de hacerse!

    xD

    ¿Y porqué no separarlos en carpetas como 86400?

    Pues mi motivo es que en Thunderbird se crean tantos ficheros como carpetas lo que no me gusta (y a gustos…) y en Outlook (por hablar de los 2 programas mas populares a dia de hoy) no me gusta mucho el tipo de busquedas que hace.

    De esta maneras se que siempre tengo todo por categorías y etiquetas y que siempre encontraré lo que necesito de un vistazo o siempre que busque algo si no es por el remitente o la fecha puedo encontrarlo por alguno de los terminos con los que los he clasificado.

    No se si se entiende mi método u os parece un rollo lo que he soltado pero me he quedau mas agusto que un arbusto.

    Juá

  4. Milton!

    Tal cual! yo hace un tiempo estoy dándole a gmail un mejor uso (con etiquetas, archivar, filtros, etc) y se aprovecha mucho más el correo electrónico, el tiempo, se responde más rápido a los clientes y amigos (que no se quejan tanto como los clientes, pero en el fondo son mas importantes! jeje)…

    Cuando leía artículos de este tipo decía “pero esto sirve para él que debe ser un magnate de la tecnología y está metido todo el día”… pese a que es muy probable que estés metido todo el día (a todos nos pasa! je), esto sirve para la gente común también! y de en serio que terminas aprovechando mucho mas las funcionalidades de la cuenta…

    Un saludo!

  5. Adama

    Bueno, yo lo uso de una manera más sencilla.
    Lo leo si corre prisa lo hago, si no lo marco momo no leido y así ya lo volveré a mirar en una segunda pasada. Una vez el tema está obsoleto lo borro.

    En carpetas, la de personales (para los pps de los amigos xD ), la de cosas por hacer (a las que le pongo una alarma y me olvido). Todo lo demás en bandeja de entrada.

    Y yo sí que borro la papelera de reciclaje de vez en cuando. Para eso está, de qué me sirve tener que tal persona vendrá más tarde una semana después de que haya venido y haya hecho su faena.

    Para gustos colores y yo con esa organización que recomiendan me haría un lio.

  6. Domingo

    Yo un poco de todo pero casi igual que adama.

    Casi todo en la bandeja de entrada de estea año que con el cambio de año pasará a ser Inbox2006. Dependiendo de si es en casa o en el trabajo, algunos correos pueden ir a carpetas del estilo Noticias o Foro que sufrirán el mismo archivado que Inbox. Luego, cosas pendientes en Inbox marcado como sin leer procurando que haya dos o tres a lo sumo. En vacaciones se admiten más ;-).

    El sistema de carpetas me parece bien y de hecho lo uso pero creo que también se podría vivir sin él. Si el número de correos es escaso es cierto que puedes encontrar las cosas de un vistazo. Si por el contrario es numeroso, habrá que hacer una búsqueda y mejor buscar en una única carpeta que ir haciendo y refinando búsquedas en carpetas sucesivas.

    Por último, archivo todo. A la papelera sólo el spam que evidentemente es borrado sin posibilidad de recuperación.

    Resumiendo, coincido con adama en un 90%. Yo sí guardo lo de que esa persona vendrá más tarde por si en un futuro me dice que siempre ha venido a su hora. Una vez, por ejemplo, mi jefe decía que tal día yo había estado de vacaciones (mi reparto de vacaciones ciertamente liaba). Rebatirlo fue tan fácil como mostrarle un correo de ese día en el que le informaba de que había archivado no sé qué. En cualquier caso, para gusto los colores, efectivamente.

    Un saludo, Domingo.

  7. luis

    ciero mi comtrseña

  8. jorge

    te gustaria ganar dinero extra o perder peso comunica te com migo

  9. mateo

    me olvidadado mi contraceña

  10. wamba

    quien quiere chatear conmigo

  11. carlos

    quiero entrar en mi e-mail(para realizar mensajes), me pide la contraseñas y no la recuerdo y me dice pon tu contraseñas y ….. total que me dice en la hoja de introducción c.error 8004882e

  12. carlos

    No me deja entrar en e-mail, me pide la contraseña que la he perdido y me contesta c.error 8004882e

  13. miryan zambrano

    chatear con mis amigos

  14. miryanzambrano

    conocer amigos

  15. miryan zambrano

    amigos

  16. brayan daniel

    hola

  17. ayelen

    holas amigos ls quieros envitar a mis 15 año q es el 5 de septienbre

  18. angelina

    quiero cono ser amigos

  19. cristian diaz

    hola amigos le quiero recordar que mi cumpleaños es el 18 de septiembre de 2010

  20. veronica

    hola deseo conocer amigas y amigos que sean alegres y divertidos

  21. erika

    hola