Hace tiempo que quería escribir sobre este tema, que llevo ya manejando unos meses, y que puedo concluir que ha cambiado mi forma de gestionar mis tareas y por tanto, ha optimizado el rendimiento y seguimiento de las mismas.
Se trata the "Getting Things Done", un sistema de gestión del tiempo y de las tareas creado por David Allen en donde no se centra en el establecimiento de prioridades. Allen nos propone la creación de tareas para cada contexto, es decir, las tareas siguen teniendo un proyecto donde son creadas, pero cada una pertenece a un entorno de trabajo diferente.
Por ejemplo, muchas tareas de diferentes proyectos puede ser la elaboración de informes o el análisis de datos, que necesita un contexto de concentración probablemente, ausentado del estrés de la oficina, y podrían estar ubicadas en el contexto "Trabajo para casa" o "Fuera de la oficina" (si es que trabajas también algunas horas extras). Otro ejemplo es que haya muchas tareas (repito, de diferentes proyectos) que son llamadas de teléfono que hay que realizar a alguien, y podrían estar ubicadas en el contexto "Teléfono", que bien podría estar agrupado con otro contexto como "Escribir emails" en un contexto más grande de "Por la mañana", ya que son cosas que son mejores hacer al punto de la mañana para poder dar tiempo a que las otras personas respondan o hagan lo solicitado a lo largo del día.
En mi caso, en mi trabajo tengo muchos contextos diferentes, ya que independientemente de los proyectos, realizo trabajos para diferentes departamentos (o incluso páginas web), con lo que mis contextos son claros, porque además por ejemplo los martes sólo me dedico a un contexto específico, o los viernes, a otros contextos diferentes.
De esta forma, con un gestor que me ayude a crear mis tareas de la forma GTD (abreviación de Getting Things Done), podré elegir fácilmente en qué contexto quiero trabajar teniendo entonces todas mis tareas, ordenadas por proyectos, con sus correspondientes fechas de finalización (si las quiero poner), notas, comentarios, etc.
Es incluso muy fácil tener sincronizado todo esto con programas del iPhone, o con el calendario del ordenador, la agenda de contactos o el correo electrónico, haciéndo todo mucho más amigable de usar y sobre todo, obteniendo un mejor rendimiento.
La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo nosotros debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde sin necesidad de volverlo a planificar durante su realización.
Se puede leer más sobre el concepto GTD en el artículo de la Wikipedia. Un gráfico que ronda por Internet lo he traducido y resume un poco el flujo de trabajo de esta filosofía:
Como dice Allen: “Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
Si quieres empezar a usar esta filosofía de organización y trabajo tienes aquí una larga lista de programas GTD. Yo, en Mac, empecé con iGTD, pero me he pasado al increíble Omnifocus, conectado a su vez con Entourage, un excelente gestor de correo. Todas son buenas si se saben usar bien, así que escoge la que más te guste por diseño o facilidad (es bueno usar 2 o 3 por comparar).
Lo más importante es tener claro lo que son tareas, lo que son proyectos y lo que son contextos. En la página de Omnifocus existen unos videotutoriales muy buenos que explican ideas para entender mejor el GTD (en inglés, lo siento). Pero seguro que encontrarás fácilmente más información en otros blogs o en videotutoriales por Internet.
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