Últimamente estoy viviendo algunos cambios empresariales. Veo personas que van, personas que vienen, y me doy cuenta rápidamente de cómo trabajaban las personas cuando ves la organización que tenían en su mundo laboral. En casa, uno puede tener las fotos de la última fiesta en el escritorio, el documento importante del banco que hay que mandar en la raíz de C:, y los juegos en la segunda partición del disco duro externo.
Pero en el trabajo todo ha de ser diferente. Un buen trabajador dispone de una organización minuciosa de su entorno de trabajo, sus documentos y su plan de trabajo detallado. Qué ideal sería si apenas se necesitaran 2 o 3 días en que una persona nueva pudiera sustituir a otra en el trabajo. Y es que, como siempre estoy alertando, en España somos muy diferentes.
Qué quebraderos de cabeza tienen que sufrir algunas empresas cuando un trabajador se va, intentando imaginar todo lo que este trabajador puede saber, intentando sacar de él todo lo que uno puede en apenas 2 semanas legales que suelen ofrecerse, e intentando luego organizar todo el trabajo que ha dejado atrás.
En primer lugar en un departamento de cualquier empresa tiene que existir una completa documentación de entrada, archivos, presentaciones o diagramas que expliquen el funcionamiento de ese departamento, las normas y reglas que se suelen seguir, la forma de trabajar, los protocolos de ejecución de trabajos y presentación de los mismos, y sobre todo un plan de trabajo específico con fechas y las observaciones pertinentes de los retrasos y las próximas tareas.
También, en los ordenadores, o en el servidor central de datos (si así se trabaja), tiene que haber una estructuración lógica de documentos. La regla es muy fácil. Una persona que viene nueva a ese sistema tendría que poder encontrar el documento que busca de una manera rápida navegando por el sistema jerarquico de directorios.
Debe haber, si es necesario en el departamento, un inventario de lo que existe, lo que no existe, con todas las características y datos necesarios. Por ejemplo, en un departamento técnico tendría que llevarse control de todos los ordenadores, lo que hay instalado, los permisos, usuarios, contraseñas, servicios activados, etc… En un departamento de atención al cliente, estadísticas históricas de gestión, tiempos de respuesta, etc … Y así en todos los departamentos, de forma que en una lectura rápida se tenga un vistazo del entorno diario de trabajo de dicho lugar.
En resumen, un trabajador que entrara nuevo en cualquier lugar de la empresa, debería en apenas 48 horas ser capaz de rendir al menos al 80% de cómo rendía el anterior trabajador al que ha sustituido, o si es nuevo, formar parte integra del equipo en ese mismo intervalo.
Dejando aparte la increíble pachorra que tenemos en España respecto al mundo laboral y los cortos 15 días de aviso que por ley disfruta el trabajador (que en otros países como Francia son 3 meses), esta mínima y simplemente vista por encima organización de un puesto de trabajo, sería la ideal para poder realizar un traspaso de trabajo de la forma más limpia posible y con menos daño para la empresa.
En cambio, desgraciadamente, he tenido que oir en mi vida profesional frases del tipo "uy, no se cómo lo tenía hecho Pepito. Puedes hacerlo de nuevo o mirar como lo tenía", y haber tenido que perder horas o días en entender cómo trabajaba una persona, que no documentaba absolutamente nada.
La documentación es importante, y la organización de la misma imprescindible. Como en otros temás, luego vienen los lloros y los lamentos. Ahora que viene el veranito, es aconsejable que muchas empresas que tengan "épocas flacas" aprovechen para poner un poco de orden interno.
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