Siguiendo con el tema principal, el buzón de entrada recibe todos los emails, comunicaciones, mensajes, notas, sugerencias, tareas y demás de nuestro trabajo y de nuestra vida. Ya no se usa prácticamente el correo postal ordinario para comunicar que quieres quedar en algún sitio, o para recomendar una página web (¡menos mal!) o para enviar un documento adjunto. Por ello, este espacio virtual donde se almacena gran información debería ser mimado y cuidado de forma especial para una mejor optimización y usabilidad.
Todo esto viene a colación de un artículo que he leido, en el que nombran las cinco reglas de este buzón, y me ha recordado la importancia del tema como para escribir yo, y usando alguno de los conceptos que ahí muestra, exponer mi punto de vista y filosofía ante esta herramienta que es el correo electrónico. Todo se basa en este pequeño principio: el buzón de entrada debería ser lo que te queda por hacer. Voy a ir enumerando diferentes cosas que se me ocurren del "inbox":
Si lo has respondido no hace falta dejarlo en el buzón de entrada
Esta sin duda es el más relevente de los problemas que veo yo en un buzón mal organizado y conozco a personas muy cercanas que así lo hacen. ¿Para que quieres tener un email respondido en el buzón de entrada? ¿Para guardarlo? Usa carpetas, organízalo bien. Llevo casi 12 años navegando en Internet y he visto a muchísimas personas usándo Internet.
Yo creo que el 95% de la gente no usa carpetas todavía, y es motivo principal de la organización (o mejor dicho desorganización) en el correo. He visto atacar naves en llamas más allá de Orión, Rayos-C brillar en la oscuridad cerca de la Puerta de Tannhäuser y también buzones con 400 emails entre respondidos y no y entre leídos y no. ¿Crees que te puedes enterar bien de lo que haces con un buzón así? :)
Si no lo necesitas leer ahora, no debería estar en tu buzón de entrada
Si tienes emails que, o bien por que son largos, o porque son documentos que leerás más tarde, quizá mañana, o cosas que quieres leer tranquilamente en otro momento deberían moverse a una carpeta "Leer más tarde" o como quisieras llamarla. Repito, las carpetas no significa que no vayamos a hacerles caso nunca, no son de archivo indefinido, sino de separación y organización.
Carpetas o etiquetas
Las carpetas son como otros buzones, está claro, pero hay otra característica de muchos gestores de correo muy desconocida: las etiquetas. En mi Thunderbird, puedo colorear los emails para saber a qué grupo de gestión pertenecen. Por ejemplo yo tengo "contestar urgente" (en rojo), "cambios en programación" (en azul), "cosas personales" (en morado), etc… Pero todas ellas son dignas de estar en bandeja de entrada, puesto que son cosas por hacer todavía, no son ni para archivar ni para documentar o leer más tarde. Con lo que puedo usar esta característica que es el "coloreo" de los emails, sin llegar a tener que usar carpetas.
Las carpetas puede ser usadas tanto para organizar emails actuales, como archivar los antiguos, incluso archivar los que no queremos, la basura… ahora lo vemos…
La papelera o TrashBox
Nunca he borrado la papelera. En mi vida. Recopilando por CD's antiguos os podría incluso mostrar el primer email que tiré a la papelera y que no necesitaba. ¿O sí? Quizá ahora lo necesitara para acordarme de viejos tiempos. O quizá dentro de 6 meses necesite un email que alegremente he tirado a la basura hoy, porque no todo se archiva en carpetas, es cierto que es más cómodo simplemente borrar uno que archivarlo en una carpeta. El buzón de papelera es uno como cualquier otro, no significa que sea basura inservible, sino que lo tiramos porque no lo necesitamos, porque al contrario que en la vida real, guardar esas papeleras no nos es difícil, ya que podemos hacer copia de seguridad cada cierto tiempo de dicha carpeta o buzón (o de todos) y vaciarlo. Aprovecha que la papelera en informática no tiene "precio".
Si viene de alguna fuente conocida, etiquetarlo automáticamente
Otra buena forma de usar las etiquetas es a través de los filtros automáticos. Por ejemplo, yo recibo de mi empresa emails de distintos departamentos. Para simplemente saber que son comunicaciones de algunos de ellos, me etiqueto todo lo que viene de ellos directamente a un color. Esto se puede programar fácilmente con filtros. Decir cosas del tipo "todos los emails que contengan xxx en la dirección etiquetar a verde, o mover a la carpeta xxx". Es muy útil para mantener la bandeja de entrada limpia.
No me las quiero dar de profesor ni nada por el estilo, pero os digo en serio que esta simples cosas las he ido puliendo a lo largo de muchos años de Internet y llevo ya muchas "formas de trabajo" con el buzón de entrada. A mí, personalmente, con estas "reglas" es la forma más cómoda con la que estoy y con la más eficientemente hago mi trabajo y me organizo esa "lista de cosas" por hacer. Es más, la gente que me conoce sabe que cuando me piden algo siempre digo "envíamelo por email" (lógicamente si sé que esa persona es como yo de que trabaja con Internet) porque es la mejor forma de tener notificaciones, pruebas y constancias de que te han pedido algo y así recordarlo fácilmente.
Si alguien conoce más "propuestas" de trabajo para mejorar rendimiento son bienvenidas lógicamente. Pueden parecer tonterias pero cuando se trabaja tanto con Internet, la más mínima mejora en algo se multiplica por todo el tiempo que uno pasa delante del ordenador llegando a ahorrar y mejorar mucho.
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