Cómo manejar el Office: lección práctica

Se suele llamar «Office» a las suite ofimáticas compuesta básicamente por aplicaciones de procesamiento de textos, plantilla de cálculo y programa para presentaciones (algunas más, dependiendo de la versión). Fue desarrollada en primer lugar por la empresa Microsoft, aunque luego han ido apareciendo otras suites de otras empresas e incluso gratuitas.

Todos conocemos el «Word», el «Excel» y el «Powerpoint», o algunas de sus variantes en otras suites, como por ejemplo en la de OpenOffice (por cierto, que la recomiendo, ya que es igual o más potente que la de Microsoft, pero esta es gratuita y no tienes que pedirla «pirata» a tu vecino informático). Pero el problema es que no todo el mundo conoce para qué sirve cada una de ellas.

Empecemos con el «Word», es un procesador de textos. Lo normal es su uso para la creación o modificación de documentos escritos. Se les puede dar diferentes formatos a los textos, y así conseguir un documento de texto (con incluso imagenes añadidas) de muy buena presencia para su lectura.

Lo que no sabe la gente es para qué no se usa. Word no es muy útil para pegar la foto hecha con la cámara digital y enviarlo por correo. Si se pone una fotografía de bastante resolución en un Word (y si para colmo es una versión de las antiguas), el archivo resultante suele ser de mayor tamaño que la propia fotografía en si (antiguamente se convertía al tedioso y pesado formato BMP internamente). No es muy útil el que, si se quiere enviar unas fotografías a alguien, se peguen en un archivo de Word y se envíe este. ¿Para qué? Parece que es más «profesional» enviar un Word con algo, cuando simplemente se podrían enviar (en ese ejemplo) las fotos como adjuntos al correo.

Pero el Word no es el peor parado de los tres. Su hermano el «Excel», es una potentísima herramienta de hoja de cálculo, muy útil para hacer complejas tablas de datos que se relacionan por medio de fórmulas, pudiéndo así organizar, manejar y analizar, largas series de datos en columnas. Pero de nuevo se desconoce para qué no se debería usar. Si mandar un texto de dos líneas o una fotografía es «la repanocha» hacerlo en un Word, hacerlo en un Excel da cierto toque de clase y profesionalidad. ¿Para qué voy a hacerlo en Word si puedo hacerlo en Excel y así la persona que se lo envío sabe que también se manejar «el programa de la X verde» que tengo en el barra de abajo?

He visto naves quemándose en Orión, y he visto a gente mandarme 4 líneas de texto largas en un Excel, así como fotos de sus vacaciones en diferentes «hojas de cálculo». He visto decir «yo se mucho de Excel» y no saber ni ordenar una columna o hacer una tabla dinámica. El Excel no es buen amigo para escribir texto (pista: para eso está precisamente ¡su hermano el Word!), ni para escribir modificaciones de un documento en Word. Pero lo mejor de todo, es que el Excel no se pensó para ser usado como un PowerPoint.

Y aquí viene el padre del paquete Office. Me encantaría saber qué estará pensando el creador original del PowerPoint, al saber que su programa, en lugar de ser usado (mayoritariamente) en presentaciones para charlas y reuniones, se usa para mandar fotografías de gatitos con mensajes de amor y amistad para tener que ser reenviados 10 veces, o sino te parte un rayo la próxima vez que tienes que salir de casa. Ha llegado un punto en el que tengo la extensión .PPT (del Powerpoint) en mi filtro de spam, porque paso de tener que recibir 8Mb por correo de un fichero lleno de chistes viejos y horrorosamente «llevados a la pantalla». Y si, he conocido también a gente, que me ha enviado 4 líneas de texto en un fichero PowerPoint … ¡pero ojo! con su primera diapositiva de presentación con el nombre, fecha y logo de la empresa … y en la segunda cuatro líneas de texto. ¡Qué pofesioná!

En fin, obviamente, que uno puede emplear el Photoshop para escribir un documento, o el MSN Messenger para enviar películas, pero ciertamente, no es lo más cómodo, usable y útil. Y recordad, que si queréis mandar un par de fotos o un texto por correo electrónico, existe en el propio correo electrónico una espacio enorme para escribir (llamado «Cuerpo del mensaje») donde ¡también se puede escribir!. Que no hace falta meter todo en un «archivo de Office».

Dedicado a la última persona que me envió una foto en un Excel